Performance de l’Administration : Tiga Hamidou Sané appelle à révolutionner la gestion des archives

Et si la performance de l’administration publique dépendait aussi de sa capacité à conserver, retrouver et exploiter efficacement ses propres documents ? C’est l’une des principales questions soulevées par le mémoire de Tiga Hamidou Sané, consacré à la contribution des archives à la performance de la gestion des ressources humaines au ministère des Serviteurs du Peuple (MSP). Réalisée dans le cadre de sa formation de Conseiller en archivistique à l’École nationale d’administration et de magistrature (ENAM), l’étude, soutenue devant un jury le mardi 1er septembre 2026, établit un lien étroit entre qualité de la gestion documentaire, célérité du travail administratif et fiabilité des décisions.
‎‎Loin de considérer les archives comme de simples documents anciens, l’auteur les présente comme une ressource stratégique pour l’administration. Chaque dossier d’agent peut en effet déterminer un avancement, une promotion, une mutation, un départ à la retraite ou le règlement d’un contentieux. Intitulée « Contribution des archives à la performance de la gestion des ressources humaines au ministère des Serviteurs du Peuple (MSP) », l’étude explore ainsi une interaction encore peu documentée dans le contexte burkinabè.
‎Pour établir son diagnostic, Tiga Hamidou Sané a adopté une approche quantitative et qualitative auprès de 30 professionnels des archives et 60 gestionnaires des ressources humaines des structures centrales et déconcentrées du MSP, complétée par des entretiens avec des responsables techniques. L’analyse s’appuie notamment sur le Records Continuum, le modèle des 3E de Bouquin « Économie, Efficience et Efficacité » ainsi que sur la Resource Based-View de Barney.
‎Les résultats mettent en évidence d’importantes insuffisances. Ainsi, 96,7 % des archivistes jugent les locaux de conservation inadaptés ou insuffisants et 86,7 % relèvent l’insuffisance des moyens matériels. Le volume croissant des documents, le manque d’outils informatiques adaptés et le non-respect des transferts ou ampliations des actes de carrière sont chacun cités par 56,7 % des archivistes.
‎‎Les conséquences se font directement sentir dans les services RH. Quelque 80 % des archivistes déclarent avoir constaté des pertes ou dégradations de documents. De leur côté, 54 % des gestionnaires RH indiquent accéder aux documents recherchés avec difficulté. Plus significatif encore, 80 % mettent plus de dix minutes pour retrouver un seul document, dont 21 % entre trente minutes et une heure et 11 % plus d’une heure.
‎‎Ces délais constituent une perte d’efficacité pour l’administration, alors que les documents administratifs conditionnent la sécurisation des actes de carrière. Le Dossier individuel normalisé (DIN), qui retrace le parcours de l’agent public, illustre cet enjeu : son intégrité, son authenticité, sa traçabilité et son accessibilité sont indispensables à une décision administrative fiable.
‎‎Face à ces difficultés, la numérisation apparaît comme un levier majeur. 93,3 % des archivistes considèrent prioritaires la numérisation des archives RH et la mise en place d’une GED ou d’un SAE. Par ailleurs, 96,7 % estiment qu’un système de gestion électronique des documents faciliterait la consultation et réduirait les délais de recherche.

‎‎Pour l’auteur, toutefois, la modernisation ne saurait se résumer à l’acquisition d’un logiciel. Elle doit également concerner l’organisation du travail, les procédures, les infrastructures, les compétences et la responsabilisation des services producteurs. L’étude préconise notamment une politique d’archivage contraignante, l’opérationnalisation des correspondants archives, des audits périodiques, des locaux conformes aux normes, des équipements adaptés et un programme structuré de numérisation du passif documentaire. Elle recommande également d’inscrire la fonction archivistique dans les politiques de modernisation de l’administration et de renforcer la collaboration entre le MSP et les Archives nationales.
‎‎La pertinence de cette analyse et la portée de ses résultats ont été reconnues par le jury de soutenance, composé de Tia Sia, conseiller en Archivistique, président du jury, de Kouna Jean Bertin Kamboulé, conseiller en Archivistique, directeur de mémoire, et d’Evariste Kaboré, conservateur de patrimoine culturel, membre. Le président du jury et le membre ont unanimement salué le travail réalisé sous la direction de Kouna Jean Bertin Kamboulé. « Des archives bien entretenues, des documents bien gérés constituent une source de motivation pour les usagers de l’Administration », a indiqué le directeur de mémoire. Au terme de la soutenance, le jury a attribué à l’étude la note de 17,50/20, correspondant à la mention « Très Bien ».
‎Au-delà du MSP, le mémoire pose une question de portée nationale : une administration peut-elle réellement se moderniser sans maîtriser l’information qui fonde ses décisions ? Pour Tiga Hamidou Sané, la transformation numérique doit englober toute la chaîne documentaire, de la production à l’archivage définitif.

‎‎L’enjeu est donc de faire de l’archive non plus un document dormant, mais une véritable infrastructure de décision, de sécurité juridique et d’efficacité administrative. Le mémoire ouvre également une piste de recherche plus large : étendre cette analyse à d’autres ministères afin de déterminer si les difficultés observées au MSP constituent un cas particulier ou révèlent un problème plus général de gouvernance documentaire dans l’administration publique burkinabè.
‎Donatien FOFANA